تهيئة عنوان الوارد
عنوان الوارد الخاص بمساحة عملك، ومَن يراجع ما يصل، وكيف تُوقَّع الرسائل التلقائية.
يحتاج الوارد إلى شيء واحد ليبدأ العمل: عنوان يرسل إليه الناس. وكل ما عدا ذلك في هذه الصفحة يصوغ ما يحدث بعد وصول البريد.
في النهاية سيكون لديك عنوان توزّعه، وفريق مراجعة، وقرار بشأن المرسلين الذين لا تعرفهم.
هذا موجّه إلى المالكين والمديرين، تحت الإعدادات ← الاستقبال.
الباب
لمساحة عملك عنوان وارد. سلّمه للعملاء مباشرةً، أو حوّل بريد الشؤون القانونية القائم إليه — وأكثر الفرق تختار الثاني، فلا يضطر أحد إلى تغيير وجهة إرساله.
ويخبرك رأس الصفحة بحال الباب فعلًا بدل أن يتركك تخمّن:
- يستقبل · آخر بريد قبل ساعتين — أو لا بريد بعد، إن لم يصل شيء.
- لا يستقبل البريد — المفتاح مطفأ.
- 3 حالات هذا الأسبوع — ما أنتجه الباب فعلًا.
واستقبال البريد هو مفتاح الإيقاف. عند إطفائه لا يفتح البريد الجديد أي حالات.
انسخ العنوان من هذه الصفحة بدل إعادة تركيبه بيدك. فالعنوان المعروض هنا هو العنوان الذي يوجَّه إليه البريد فعلًا.
التوجيه
التوجيه يحدّد مَن يُشعَر، لا أكثر. ولا يغيّر أبدًا مَن يرى القضية.
| الإعداد | ما يفعله |
|---|---|
| فريق المراجعة | مَن يُشعَر حين تحتاج حالة إلى مراجعة. |
| نوع القضية الافتراضي | يملأ نوع الحالة الجديدة مسبقًا حين لا يوضّح البريد النوع. |
| المرسلون غير المعروفين | تعليق للمراجعة، أو فتح حالة كالمعتاد. |
و«المرسل غير المعروف» هو ببساطة شخص ليس عضوًا في مساحة العمل. والحالات المعلّقة موسومة في القائمة بأن المرسل ليس في مساحة العمل وتنتظر إنسانًا — ويستطيع المراجع الوثوق والمتابعة ليمرّرها.
ويمكن إنشاء فريق المراجعة ونوع القضية الافتراضي من هذه الصفحة نفسها (فريق جديد…، نوع قضية جديد…) فلا تُرسلك التهيئة إلى مكان آخر في منتصف المهمة.
كيف تُوقَّع الرسائل التلقائية
يكتب الوارد إلى مقدّمي الطلبات — إشعار استلام، وأسئلة المراجع، والقرار. وتحت الرسائل التلقائية موقّعة باسم تستطيع تسمية عضو، فتخرج الإشعارات والقرارات المفتوحة بقاعدة باسمه، مع سطر يفصح عن الأتمتة. وإن تُرك فارغًا وُقّعت باسم المنشأة وحدها.
وتخرج هذه الرسائل نثرًا موقّعًا على صفحة بيضاء — لا إشعارات بقوالب وشعار وتذييل. راجع مراجعة حالة لترى ما يستلمه مقدّم الطلب فعلًا.