الإرسال للتوقيع
انتقل باتفاقية واحدة من ملف على مكتبك إلى طلب مُعمَّم ومتابَع.
هذا هو المسار من أوله إلى آخره، مرة واحدة، بمستند في متناول يدك. يستغرق دقائق قليلة في المرة الأولى، وأقلّ من دقيقة حين يصبح شكله مألوفًا.
في النهاية ستكون قد جهّزت اتفاقية واحدة وعمّمتها، وعرفت أين تتابعها.
أين تجدها: العمل ← طلبات التوقيع، ثم إرسال للتوقيع.
اختر المستند
إرسال للتوقيع يفتح مُنتقيًا بثلاثة مصادر: الرفع من هذا الجهاز، أو الاختيار مباشرةً من الخزنة، أو البدء من قالب. وتُكتشَف الحقول في مستندات Word تلقائيًا؛ أما ملفات PDF فتنتقل إلى وضع الحقول بمواضع ثابتة.
ترسل شيئًا صاغه المساعد؟ لا تأتِ إلى هنا أصلًا — استخدم إرسال للتوقيع في لوحة المسودة. فالمستند يُجمَّع ويُحلَّل في مكانه، مع اكتشاف حقول التوقيع في بند التنفيذ مسبقًا.
املأ — قرّر وأكمل
تحلّل إنستاسبيس المستند وتخبرك بما وجدته: كم تفصيلًا يحتاج إلى ملء، وكم موضعًا يحتاج إلى توقيع. والمواضع المميّزة على المستند ملوّنة بحسب نوعها — بيان أساسي يكمله فريقك في كل مرة، وحقل توقيع يكمله المستلمون، واستفسار لم يتيقّن منه.
أجب عن الاستفسارات
كل استفسار يقتبس البند الذي يقع فيه. قرّر إن كان بيانًا أساسيًا، أو شيئًا ينفّذه موقّع، أو غير منطبق. ولا يمكن إرسال أي شيء ما دامت هناك استفسارات مفتوحة.
اكتب البيانات الأساسية
انقر تفصيلًا مميّزًا على المستند — أو صفّه في الجدول — واكتب قيمته. اضغط Enter للحفظ والانتقال إلى التفصيل التالي غير المملوء، مع تمرير المستند معك. وللتواريخ مُنتقٍ، وللمبالغ حقل رقمي.
ويحتفظ التفصيل المملوء بتمييزه ويكتسب تسطيرًا منقّطًا، لترى بلمحة ما جرى تزويده مقابل ما كان مطبوعًا أصلًا. والتحويم فوقه يسمّي الحقل والعنصر النائب الذي حلّ محلّه. أما المستند الذي يُرسَل فلا يحمل أيًّا من هذه العلامات.
راجع سطور التنفيذ
يعرض التنفيذ سطرًا لكل طرف مع حقول توقيعه تحته. انقر حقلًا لتجده على المستند وتفتح إعداداته. وأعد تسمية أي طرف من السطر الذي يسمّيه.
وإن فاتك شيء، أخبرك الزر الرئيسي: إذ تسرد قائمة قبل أن تتمكّن من الإرسال كل سبب معلّق — حقول لم يُبَتّ فيها، وحقول بلا أسماء، وموقّعون غير مكتملين، وحصة مستنفدة — وكل سطر ينقلك إلى موضع إصلاحه.
وقّع — ضع الحقول
الانتقال إلى وقّع يولّد المستند الفعلي من تفاصيلك. ضع حقول التوقيع أو انقلها أو غيّر حجمها أو احذفها مباشرةً على الصفحات الحقيقية؛ فكل شيء يُحفَظ تلقائيًا، ويخرج الإرسال من نسخة العمل هذه بالذات — فما تراه هو ما يُرسَل.
وإن غيّرت تفصيلًا هنا، أُعيد توليد المستند في مكانه مع الحفاظ على كل موضع حدّدته. أما الرجوع إلى الوراء نحو «املأ» فهو المسار الوحيد الذي يُلغي المواضع، وهو يخبرك بذلك قبل أن يفعله.
أرسل — عمّم المستند
حدّد من يستلمه وبأي ترتيب، وأضف مذكّرة مرافقة، واقرأ قائمة قبل الإرسال. ثم أرسل.
والشاشة التي تصل إليها سجلّ لا إيصال: الاتفاقية مسمّاة مرة واحدة، وتسلسل التوقيع مرسوم كتسلسل — الموقّع الأول مدعوّ الآن، والبقية بعد من يسبقهم.
ثم تابعه
يظهر الطلب في طلبات التوقيع بحالته وتقدّم الموقّعين. راجع متابعة الطلبات.
جهّزت نصفه ثم استُدعيت لأمر آخر؟ أغلق التبويب. فالتجهيز كله — الفرز والتفاصيل والمستلمون والتخطيط الحيّ — محفوظ في مسودة، ومتابعة التجهيز أعلى قائمة التوقيعات يلتقطه من حيث توقّفت بالضبط. والمسودات شخصية لمن بدأها.